La vida cotidiana es una sucesión de situaciones que requiere continuas tomas de decisiones, algunas de carácter inmediato y otras cuyas consecuencias impactan en el futuro. Algunas de estas situaciones son de una complejidad casi inexistente, mientras que otras requieren de un profundo análisis crítico. Siempre se busca que estas decisiones sean oportunas y efectivas e intentamos darlo todo para que esto suceda. Pero, ¿podemos asegurar estos resultados? Es más, ¿Sabemos si la decisión tomada es la correcta para esa situación? No se imaginan la cantidad de personas, profesionales incluidos, que comienzan planteando erróneamente el problema. Imagínense también como resultará la solución y peor aún, sus resultados.

Una verdad que para los profesionales de gestión de proyectos es perturbadora y para los demás mortales también –salvo para los amantes de la aventura, lo desconocido y la adrenalina- es que rara vez se cumple con lo planificado. Siempre existen desvíos respecto de lo previsto. La gestión de proyectos intenta prevenir estos desvíos y en caso que aparezcan, porque lo harán, minimizar el efecto de los mismos.

Aplicamos conceptos de gestión de proyectos a las decisiones en nuestro devenir cotidiano. Es así, debido a nuestra tendencia a estructurar la solución y evitar el caos, o al menos algunos de nosotros. Esto es lógico ya que estos conceptos se basan y refinan de nuestra forma de proceder y experiencia. Como puede advertirse, existe una complicidad entre acción e intuición para proporcionarnos herramientas para nuestro provecho (de lo que estamos muy agradecidos).

Son varias las situaciones diarias que pueden verse positivamente afectadas al hacer uso de las herramientas de gestión de proyectos. Mudarse, cambiar el auto o elegir el colegio de los hijos son algunas de estas. Otra de estas situaciones es decidir acerca de qué hacer en las vacaciones, no las anuales a la costa donde la regularidad ha eliminado gran parte de la incertidumbre, sino las que, con menor frecuencia, (y mayor esfuerzo y costo) se planean para complacer el deseo de visitar ese lugar o lugares que siempre quisimos conocer o vivir experiencias únicas. Europa, el Sudeste Asiático, el Sahara en camello y el paseo en globo por Capadocia pueden ser ejemplos de esto.

En este punto debo advertirles a todos aquellos que disfrutan de lo imprevisto, que son amantes de lo inexplorado y/o que practican la satisfacción por sorprenderse, que estas líneas no les serán de ninguna utilidad ya que están destinadas a reducir, sino eliminar todo aquello que en este punto les atrae. También aquí, debo pedir indulgencia a los profesionales de la actividad ya que los procesos de evaluación de gestión de proyectos no han de ser aplicados en forma rigurosa, sino que pretendo aprovechar algunas herramientas que directa y sencillamente pueden dar buenos resultados.

Las etapas para la adecuada gestión de estos particulares proyectos son: plantear el problema, de donde surge la idea básica. Luego se realiza un primer análisis básico para ver rápidamente si esta idea puede ser llevada a la práctica, esto se plasma en el Project Charter. A continuación, aparece la Planificación del Proyecto en donde se detalla exhaustivamente todo lo referente a este. Culminada la planificación, ya estamos en condiciones de ejecutar el proyecto, o aplicar lo proyectado. Y por último se efectúa el cierre del mismo.

Supongamos que decidimos hacer nuestro primer viaje a Europa. Este proyecto no va a ser medido por un flujo de fondos proyectados donde la decisión estará dada por un resultado numérico. La decisión se basa en la satisfacción de realizarlo (beneficio del proyecto). Como la decisión está a priori tomada antes de cualquier análisis, la aplicación de la gestión de proyectos se enfocará entonces en maximizar esta satisfacción con los recursos asignados.

Para encarar cualquier análisis posterior, debemos antes entender qué tipo de viajeros somos. Si somos del tipo maratonista que no está más de dos días (a lo sumo) en cada ciudad o somos del tipo contemplativo. El alojamiento y transporte que preferimos. Si disfrutamos viajando en solitario o, por el contrario, somos de esos que prefieren los viajes compartidos. Entender si somos del tipo frívolo, que nos contentamos sólo con una foto del lugar y un suvenir al paso. O, por el contrario, si somos obsesivos con la historia, la arquitectura, el arte, los deportes o alguna otra peculiaridad del lugar. Estas definiciones contribuirán considerablemente a sacarle el mayor provecho a nuestro viaje y, por consiguiente, a nuestra inversión.

Esta es la etapa inicial, donde la idea toma forma, aparece nuestro primer filtro. Debemos decidir si con el presupuesto y con los días que asignamos al viaje/proyecto podemos cumplir a grandes rasgos con nuestras expectativas.

Esto significa que la suma del costo del pasaje aéreo, el cálculo aproximado del alojamiento, comidas y gastos adicionales deberá estar dentro del rango de nuestro presupuesto.

Para hacer esto, debemos tener en cuenta nuestros requerimientos y restricciones y contemplar los de nuestro acompañante o acompañantes, si es el caso, porque obviamente cuanto más son los acompañantes, más deberemos resignar. Nuestros “requerimientos” a evaluar son, por ejemplo, los países y ciudades a visitar, comodidades mínimas de alojamiento, medio de transporte preferido para desplazarse entre lugares, etcétera. Las “restricciones” vienen dadas principalmente por los requerimientos de los acompañantes, si los hubiera, el idioma, las distancias entre las ciudades a visitar y su infraestructura, entre otras.

Con todo esto en cuenta, llegamos a un presupuesto de no más de 5 líneas (“aéreo”, “alojamiento”, “comidas”, “transporte” y “otros”) que no nos hubo de demandar más de un par de semanas. Es razonable dar por aceptada esta etapa, siempre que este número esté dentro de una variación del 10% del monto disponible para el viaje, ya que este número puede ajustarse en la siguiente etapa del proyecto. Si está por encima del 10%, deberíamos modificar nuestros requerimientos, renegociar con nuestros acompañantes (sin llegar a la agresión física de ser posible), conseguir un sponsor (manguear) o, simplemente, desecharlo o postergarlo para algún otro momento con condiciones más favorables.

Decididos a seguir adelante, debemos planificar en detalle todos los aspectos del proyecto. Desarrollaremos los diferentes planes de gestión: “alcance”, “cambios”, “costos”, “riesgos”, “interesados”, “adquisiciones”, etc.

Gestión del “Alcance”: contará con dos grupos de tareas: la preparación y el itinerario de viaje con su contenido. La preparación implica determinar lo que llevaremos: documentación y equipaje para ello tendremos en cuenta entre otros, los lugares a visitar y la temporada del año. El itinerario es, por supuesto, la parte más importante del proceso y su complejidad estará dada más por las restricciones que por los requisitos. Las habilidades de negociación y disuasión, se vuelven necesarias en este punto: muchas o pocas ciudades; tren, avión o auto; cantidad de días por ciudad; hotel o casa; son algunas de las decisiones a tomar. Deberemos prestar especial atención a los eventos fijos a los que deseamos asistir y son inamovibles: espectáculos, festivales, cruceros, etc. que condicionan nuestra flexibilidad a la hora de elegir.

Asignar la cantidad de días a cada lugar dependerá de nuestras expectativas sobre este, es decir lo que se espera de ese lugar: sitios por conocer, alrededores y experiencias a vivir. Ayudará a este proceso recurrir a herramientas como bibliografía acerca del tema (web o guía de viajes) y consulta a expertos (amigos que ya hayan viajado). Este plan deberá dar como resultado un documento que contenga el calendario de ciudades con los días asignados y los sitios a visitar en cada ciudad. Se deberá definir, además, el método de transporte entre ciudades/sitios y los alojamientos en los mismos.

Gestión de “Cambios”: como es lógico, lo previsto y lo visto no es casi nunca lo mismo. Es por esto que debemos estar abiertos a modificar lo decidido en función a lo que experimentamos sobre la marcha. Cambiar de alojamiento, o decidir quedarse un día más o menos en determinado lugar, implica tener que replantear el cronograma. Viajando solo estos cambios no revisten demasiada importancia, pero viajando con compañía esto puede derivar en un punto de conflicto: situación que debe ser evitada a toda costa. Definir cómo gestionar los cambios, es decir cómo resolver posibles desacuerdos (gestión de conflictos), ahorrará disgustos y contribuirá a la armonía del viaje.

Gestión de los interesados: aquí nos enfocaremos en los roles y las expectativas de los interesados en el proyecto, no solo los internos (viajeros) sino además los externos (entrometidos). Los interesados internos los definiremos por sus roles y sus expectativas. Por ejemplo, quién será el administrador financiero, el organizador de las actividades diarias, el conductor designado si se alquila un vehículo y demás tareas, son algunos de los roles a asignar. Definir qué lugares y situaciones son de especial interés o desinterés para cada uno y así actuar en consecuencia, son condiciones importantes a tener en cuenta en cuanto a las expectativas. Por otro lado, a los interesados externos hay que gestionarlos desde otro ángulo: mantener informados a algunos (sobre todo a las madres preocupadas), cumplir con algún amigo, hermano o personaje especial con aquel suvenir que compramos para nosotros, pero nos dejó de gustar. Y a los demás mantenerlos a raya (nunca falta el descarado que te pide una laptop u otra cosa de volumen que terminarás arrastrando por todo el viaje ya que no sé por qué razón generalmente se consiguen en la primera escala del trayecto).

Gestión de los “Costos”: consiste en determinar en forma precisa gran parte de los ítems del presupuesto. Conocer lo que se gastará de antemano en los aéreos, alojamiento y vehículos, lejos de ser descabellado nos permite saber con qué monto remanente contamos para los demás (comidas, museos, excursiones y compras), y con mucha más razón si es que contamos con un presupuesto fijo que no podemos pasar. Además, es importante contar con una herramienta que nos permita regular los gastos durante las etapas del viaje y no llegar a los últimos días devastando el desayuno del hotel.

Gestión de “Riesgos”: la importancia de este ítem esta siempre infravalorada. Tener en cuenta los posibles riesgos hará la diferencia entre tener una muy buena o muy mala experiencia. Comencemos clasificado los riesgos y asignémosle posibles acciones de respuesta.

• Riesgo de salud: ante esto poco es lo que se puede hacer salvo prevención: contratar una buena cobertura médica, vacunarse de ser necesario, tener las precauciones debidas si estamos con alguna condición médica, son algunas acciones a tomar.
• Riesgo de seguridad: Informarse de los riesgos de las ciudades que visitamos es esencial. Se sugiere además actuar en consecuencia. Y, en caso de que algo suceda, haber tomado medidas de mitigación ayuda a minimizar sus consecuencias. Fotocopiar pasaportes y pasajes, conocer las direcciones de consulados y embajadas del país por donde vamos, prever saldo adicional en las tarjetas de crédito, son algunas de estas.
• Riesgo financiero: como comenté antes, prever saldo adicional en las tarjetas de crédito por gastos inesperados, es una medida acertada.
• Riesgo de convivencia. Llevarse bien con nuestro/s acompañantes durante todo el viaje supone un verdadero reto. Sé de más de una pareja que, a la mitad del viaje, dejaron de hablarse y recompusieron la relación después de volver a destino: imaginen la experiencia. Ejercitar la paciencia, empatizar con las expectativas ajenas y aplicar la gestión de conflictos, tal como mencioné en la gestión de cambios, son algunas herramientas útiles para evitar que las cosas pasen a mayores.

Con otros riesgos ajenos a nuestro dominio, como la pérdida de conexiones o de equipaje, el no respeto de las reservas y demás, solo nos queda aceptarlos con resignación y valor, quejarnos si se puede, y hacer los cambios necesarios para adecuar el cronograma al nuevo escenario.

Gestión de “Adquisiciones”: como pagar los gastos de viaje supone un gran condicionamiento. Y aquí, este es el escenario de la eterna lucha entre libertad y seguridad. Pagar de antemano todo cuanto sea posible supone una gran tranquilidad por cuanto nos aseguramos el alojamiento, la disponibilidad de vehículos de alquiler, la certeza de transporte. Además de no tener que consumir el saldo en las tarjetas de crédito en estos ítems y llevar menos efectivo. Pero esto es a expensas de nuestra libertad. Fijar previamente estos ítems, nos quita la flexibilidad de poder cambiar el itinerario cuando lo consideremos necesario, o al menos a costo cero. Generalmente existen penalidades por cancelaciones de servicios ya pagos que debemos tener en cuenta antes de tomar la decisión. En este punto, no hay una opción mejor que otra, debemos decidir con que opción estamos más a gusto y cual se ajusta a nuestra personalidad.

Esto no es otra cosa que llevar a la práctica lo planificado, o sea, viajar. Existen numerosas apps para descargar en nuestros celulares que ayudan durante el viaje en cuestiones como el armado de valijas, buscar alojamiento y transporte, gestionar el presupuesto, información de lugares, rutas y muchas otras más. Es muy recomendable el uso de estas ya que ahorran espacio y tiempo.

Una vez ejecutado el proyecto, es decir, de regreso en casa, lo que resta es cerrar todos aquellos temas pendientes derivados del proyecto. Por un lado, debemos verificar que los compromisos asumidos sean cumplidos. El más penoso, el financiero: verificar que los saldos las tarjetas de crédito, por lo general a punto de estallar después de las licencias viajeras, sean cubiertos puntualmente. Por el otro, sacar las conclusiones (algunas de estas han llegado a ser el pedido el divorcio) que el viaje nos ha dejado: lecciones aprendidas. Más allá de imprimir las fotos, que por cierto poca gente hace, y repartir los regalos traídos, verificar los desvíos de nuestra planificación en cuanto a costos, planes y expectativas nos ayudará a ganar experiencia para aplicarla en futuros próximos viajes.

El empleo de algo de tiempo y algunas herramientas para la planificación previo al viaje ayuda a mejorar la experiencia buscada. Pero, a la hora de disfrutar, nada suple la sorpresa por lo desconocido y fortuito, así que no se preocupen, o mejor dicho no se confíen, que a pesar de todas las precauciones que tomemos, el futuro se encargará de tenernos preparada más de una sorpresa. No todo puede ser anticipado.